Persondatapolitik for CAC Koncernen

September 2023

CAC Koncernen er dataansvarlig i forhold til de oplysninger, som du indtaster via rekrutteringssystemet, Talent Recruiter leveret af HR Manager. I denne politik kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os – enten opfordret eller uopfordret. 

Behandling af persondata ved rekruttering
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos CAC Koncernen. Herudover er formålet at kunne oprette og vedligeholde et kartotek over relevante kandidater til stillinger hos os.

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold.

Når vi modtager din ansøgning
I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret.

Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, profilbillede, civilstatus, uddannelse(r), karrierehistorik, anbefalinger/referencer mv.

Vi kan dele din ansøgning med vores medarbejdere, som er involveret i rekrutteringen og tredjeparter, som hjælper os med processen. Dette inkluderer også rekrutteringsfirmaer, som udbyder personlighedstest mm.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores rekrutteringssystem Talent Recruiter.

Vi vurderer ansøgningen
Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den ledige stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette, såfremt der er tale om en opstået stilling.

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale
I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

Oplysninger fra sociale meder
Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier såsom LinkedIn, Facebook, Instagram mv. 

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

Oplysninger fra personlighedstest
I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger kan vi gennemføre en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden testen gennemføres. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra færdighedstest

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger kan vi gennemføre en færdighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder i forhold til den konkrete stilling.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f) som hjemmel for registreringen af oplysningerne fra færdighedstesten, da gennemførelse af testen er nødvendig for at sikre, at din profil passer til stillingens indhold.

Straffeattest
I nogle stillinger er det nødvendigt at se en straffeattest. Vi indhenter kun din straffeattest, hvis det er nødvendigt i forhold til din stillings konkrete indhold. Dette kan være stillinger, hvor du skal håndtere værdigenstande og kontanter, men det kan også være stillinger i en økonomifunktion. 

Vi indhenter kun straffeattest, når du er blevet tilbudt en stilling hos os, og vi vil i den forbindelse først bede om dit samtykke til behandlingen.

Vi anvender samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel, når vi indhenter straffeattester. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver
I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Inden vi indhenter reference, sikrer vi os, at du er indforstået hermed. Vi indhenter referencer for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer til den konkrete stilling, og vi opbevarer oplysningerne for at kunne dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold.

Opholds- og arbejdstilladelse
Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette beder vi dig om at oplyse dit statsborgerskab i forbindelse med ansættelsen.

Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også kopi af din arbejds- og opholdstilladelse.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (c) som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5.

Opbevaring og sletning
Vi opbevarer din ansøgning samt de andre oplysninger, som du har indtastet, indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet.

Hvis du ikke får ansættelse hos os, vil dine personoplysninger automatisk blive slettet efter seks måneder, såfremt du har søgt en opfordret stilling. Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, vil vi opbevare dine personoplysninger i to måneder. Efter de to måneder vil du modtage en mail fra rekrutteringssystemet, hvor du aktivt skal give samtykke til, at vi må opbevare dine data i yderligere to måneder. Såfremt du ikke giver det pågældende samtykke, vil dine personoplysninger bliver slettet automatisk efter denne sletteregel.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

Hvis vi har indhentet kopi af din straffeattest i forbindelse med rekrutteringen, sletter vi den, så snart vi har registreret, at vi har set din straffeattest.

Dine rettigheder
Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse, artikel 16: Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.
• Ret til sletning, artikel 17: Du har, under visse forhold, ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Bemærk at de fleste lovlige behandlinger af persondata ikke er omfattet af denne rettighed. Såfremt du har givet samtykke til behandling af dine persondata, kan du træffe dit samtykke tilbage, hvorved relaterede data slettes.
• Ret til begrænsning af behandling, artikel 18: Du har, i visse tilfælde, ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du får ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20: Du har, i visse tilfælde, ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
• Ret til indsigelse, artikel 21: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Hvis du gør indsigelse mod behandlingen af dine data, vil disse ikke længere blive behandlet, medmindre der er legitime grunde hertil, eller behandlingen er nødvendig for fastlæggelse eller forsvare af et retskrav. Såfremt dine data behandles til brug for direkte markedsføring, kan du til enhver tid gøre indsigelse herimod, hvilket medfører et stop for en sådan behandling.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre vi som virksomhed har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, bedes du bruge de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne politik.

Vi bestræber os på at gøre alt for at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af personoplysninger og dine rettigheder som en registreret person. Hvis du på trods af vores bestræbelser ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet.

Ændringer til politikken
Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne politik. Hvis vi ændrer politikken, ændrer vi datoen nederst i dokumentet.

Denne version er sidst opdateret den 20. september 2023.